Pubblicazione documenti

Tutti i documenti che manteniamo o salviamo nel nostro SWAO (software di archiviazione ottica) possono essere pubblicati e quindi resi disponibili alle persone che li devono consultare o scaricare.

La pubblicazione di documenti su web in aree riservate può anche essere automatica nel senso che: nel momento in cui avvio la stampa di determinati documenti questi possono essere resi disponibili dal SWAO direttamente su web.

L’esempio che continuiamo ad usare è quello delle fatture, perché sono il documento che nell’archiviazione ottica tocca molti, se non tutti, i processi che si possono automatizzare. Quindi tornando all’avvio di una stampa delle fatture, quello che fa il SWAO è prendere le fatture che hanno un determinato codice, agente o altro riconoscimento e andarle a pubblicare in aree riservate specifiche. Così ogni agente vedrà le fatture di sua competenza.

Questo sistema spesso viene usato nelle grandi aziende per la distribuzione delle buste paga, che potrebbero essere mantenute in formato digitale e non essere stampate grazie alla conservazione sostitutiva.