Invio multicanale

Nella gestione documentale è compreso l'invio dei documenti che, oltre ad essere archiviati in modo riconoscibile, devono anche raggiungere clienti e fornitori.

Pertanto non volendo più utilizzare la carta, ma mantenendo la necessità di inviare una parte dei nostri documenti con metodi tradizionali, come la posta ed il fax, quello che possiamo fare con un SWAO (Software di archiviazione ottica) è impostare l’invio multicanale.

La soluzione del multicanale da la possibilità di un invio massivo con strumenti diversi. Come sempre l'applicazione più interessante è quella delle fatture: nel momento in cui lancio la stampa, considerando che la mia copia verrà conservata all’interno del SWAO, una copia deve arrivare al mio cliente. A questo punto posso impostare il SWAO in modo che quando processa la fattura di quel cliente, la invii nel modo che ho preimpostato. Quindi il cliente che desidera la fattura per fax  la riceverà per fax, quello che la desidera per mail per mail, e quello che vuole ancora la fattura cartacea avrà la sua fattura per posta. Posso anche mandarla contemporaneamente con tutti e tre i canali.

L’invio della fattura cartacea avviene attraverso il sistema di posta ibrida: un centro stampa esterno riceverà un file inviato dal SWAO e si occuperà di postalizzarlo, ovvero di renderlo cartaceo e di inviarlo  con il sistema di posta tradizionale. Questo metodo viene utilizzato da diversi anni, soprattutto dalle banche, per l’invio degli estratti conto.