Conservazione sostitutiva

La fase conclusiva della Gestione documentale per chi non vuole limitarsi ad avere un archivio digitale di facile accesso, ma vuole realmente eliminare la carta, è la conservazione sostitutiva dei documenti con valore fiscale: fatture attive e passive, bolle, libro giornale, buste paga, ecc.

La legge prevede che si possano conservare, appunto in modo sostitutivo al formato cartaceo, tutta una serie di documenti. Pertanto il compito finale di un SWAO è quello di prevedere un sistema per fare la conservazione sostitutiva a norma.

Classico esempio delle fatture: una volta emesse, inviata la copia ai nostri clienti ed archiviate all’interno del nostro SWAO, se vogliamo mantenerle in formato digitale dobbiamo effettuare un’operazione che ci permetta, per legge, di conservale in tale formato. Il nostro SWAO deve quindi permetterci di apporre la Firma Digitale e la Marca Temporale a quei documenti che, una volta conservati legalmente, assumeranno il formato P7M.